8 Mẹo Hay Và Cực Hữu Ích Trong Excel Cho Dân Văn Phòng Bạn Nên Biết

Excel là một công cụ mạnh mẽ trong việc xử lý và phân tích dữ liệu. Nhưng mà không phải ai trong chúng ta cũng có thể biết cách khai thác triệt để các tính năng hỗ trợ người dùng để nâng cao hiệu suất làm việc. Trong bài viết này, mình sẽ cho mọi người biết thêm về 8 mẹo hay trong Excel giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn và nâng cao hiệu suất trong công việc của bạn.

Sử dụng hàm thống kê trong Excel (COUNT và COUNTA)

Hàm thống kê là công cụ quan trọng để đếm và phân tích dữ liệu trong Excel. Nó giúp bạn nắm được số lượng dữ liệu trong phạm vi mà bạn muốn, hỗ trợ bạn trong quá trình phân tích dữ liệu và có thể tự động cập nhật khi dữ liệu trong bảng tính bị thay đổi. Hai hàm thống kê cơ bản nhất trong Excel là hàm COUNT và hàm COUNTA.

COUNT: Đếm số ô chứa số.

COUNTA: Đếm số ô không trống.

Cách dùng: Các bạn chỉ cần nhập tên hàm, sau đó quét chọn vùng cần thống kê, sau đó bấm enter là xong.

Hàm liệt kê

Ví dụ, nếu bạn có một bảng dữ liệu và muốn biết có bao nhiêu mục là số, bạn có thể sử dụng COUNT. Để biết có bao nhiêu mục không trống, dùng COUNTA.

Nhập ngày tháng năm tự động

Khi làm việc với dữ liệu liên quan đến thời gian, việc nhập ngày tháng năm thủ công có thể mất nhiều thời gian, chưa kể là việc bạn có thể vô tình nhập sai thông tin vào bảng tính. Thay vào đó hãy sử dụng phím tắt để có thể tự động điền thời gian hiện tại giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc. Phím tắt: Ctrl + ;

Nhập ngày tháng tự động

Chuyển đổi dòng thành cột và ngược lại

Mẹo này sẽ hữu ích khi mà bạn muốn thay đổi bố cục của trang tính hiện tại vì mục đích cá nhân hay mục đích tập thể. Bạn có thể chuyển trang tính đang có bố cục dạng dọc sang dạng ngang.

Cách thực hiện:

1. Chọn phạm vi dữ liệu cần chuyển đổi.

Bôi đen

2.  Bấm chuột phải và chọn Copy.

Chọn copy

3. Chọn vị trí bạn muốn dán dữ liệu ra và nhấp chuột phải, chọn Paste Special.

Dán ra

4. Chọn Transpose và nhấn OK.

Cố định dòng hoặc cột tiêu đề

Khi bạn làm việc với bảng tính lớn, việc cuộn màn hình để xem tiêu đề hàng hoặc cột có thể gây bất tiện. Mẹo này giúp bạn cố định tiêu đề hàng hoặc cột để luôn hiển thị trên màn hình, dù bạn cuộn xuống cuối bảng tính.

Cách thực hiện:

Vào tab View, chọn Freeze Panes, sau đó chọn Freeze Top Row(Cố định dòng đầu tiên) hoặc Freeze First Column(Cố định cột đầu tiên).

Đóng băng dòng hoặc cột

 

Sao chép dữ liệu trong Excel bằng phím tắt

Phím tắt:

Sao chép: Ctrl + C

Dán: Ctrl + V

Lợi ích:

Sử dụng phím tắt này giúp bạn sao chép và dán dữ liệu nhanh chóng, cải thiện hiệu quả làm việc.

Tạo vùng in tùy chọn

Khi bạn chỉ muốn in một phần cụ thể của bảng tính, việc thiết lập vùng in giúp bạn in đúng phần dữ liệu cần thiết mà không lãng phí giấy và mực in.

Cách thực hiện:

1. Tô đen vùng dữ liệu mà bạn muốn in.

2. Vào thẻ Page Layout, chọn Print Area.

Chọn Print Titles

3. Trong Tab Sheet chọn vào icon như hình dưới, rồi quét chọn vùng mà các bạn muốn in, nhấn Enter là xong.

Chọn vào Print area

Bôi đen vùng muốn in

Kết quả khi in

Chuyển đổi qua lại giữa các sheet tabs bằng phím tắt

Khi làm việc với nhiều Sheet tabs thì việc có thể chuyển đổi qua lại nhanh chóng giữa những thứ đó sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi mà bạn làm việc.

Phím tắt:

Chuyển tới sheet kế tiếp: Ctrl + Page Down.

Chuyển tới sheet trước đó: Ctrl + Page Up.

Định hướng con trỏ sau khi nhấn Enter

Lý do nên định hướng con trỏ:

Mặc định, sau khi bạn nhập liệu và nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô tiếp theo. Bạn có thể tùy chỉnh việc con trỏ sẽ di chuyển đi đâu để thuận tiện cho công việc của bạn, cũng như là tiết kiệm thời gian khi làm việc

Cách thực hiện:

1. Vào File -> Options.

Chọn vào file

Chọn vào option

2. Chọn Advanced.

Bước cuối cùng

3. Tại mục Editing options, tích chọn After pressing Enter, move selection và chọn hướng di chuyển mong muốn (Up, Down, Left, Right).

Tải file thực hành tại đây.

Kết bài

Trên đây là 8 mẹo trong Excel giúp bạn có thể tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của bạn. Mình chúc các bạn áp dụng thành công.

 

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data
Danh sách trung tâm

HÌNH ẢNH HỌC VIÊN

hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt hình ảnh học viên tại Trung tâm tin học Sao Việt